In een VVT-organisatie was men tot de conclusie gekomen dat er nauwelijks eenduidigheid en uniformiteit bestond over de wijze van organisatie, communicatie en uitvoering van de planning c.q. roosters van medewerkers.

Enkele conclusies waren:

• Er werd gebruik gemaakt van verschillende systemen en methoden van planning c.q. roostering, variërend van Excel bestanden tot professionele planningspakketten.
• Er werden allerlei – eigen ontwikkelde – (spel)regels gehanteerd m.b.t. plannen en roosteren.
• Planning en roosters van medewerkers kwamen niet overeen met de vraag naar zorg door cliënten.
• De inzet van medewerkers (in kwaliteit en deskundigheid) was niet te herleiden naar zorgplannen.
• Er was geen relatie tussen roosters en formatieplaatsen/-uren.
• Planning veroorzaakte veel onrust onder medewerkers, geen gezonde roostering, hoog ziekteverzuim.
• Hoge werkdruk bij planners

 In overleg met de opdrachtgever zijn de volgende doelstellingen voor dit project geformuleerd:

• Planning en roosters sluiten aan op zorgvraag en zorgplannen van cliënten.
• Er wordt een eenduidige plannings- en roostersystematiek gebruikt, ondersteund door een professioneel planningspakket.
• Er wordt doelmatiger gewerkt, een hogere productiviteit gerealiseerd.

 Na een grondige kwantitatieve en kwalitatieve analyse door ons is een herontwerp van het planningsproces gemaakt en zijn interventies ontwikkeld om tot een andere werkwijze te komen.

De resultaten aan het eind van het project waren:

• Eenduidigheid in plannen / roosteren van medewerkers
• Uniforme spelregels m.b.t. plannen en roosteren
• Eenduidige aansturing van planners
• Vermindering van de gevoelde werkdruk bij medewerkers en planners, afname van ziekteverzuim
• Doelmatiger werkwijze, hogere productiviteit
• Hogere client tevredenheid

Implementatie van een professioneel planningspakket dat aansluit op de wensen van de organisatie